Hyppää sisältöön

Huoltosopimus räätälöidään tarpeen mukaan

Kiinteistön huoltosopimukseen kuuluu tavallisesti jatkuvia ja päivittäisiä huoltotoimenpiteitä, kuten ulkoalueiden hoito, kiinteistöhuolto sekä teknisten järjestelmien hoito. Myös siivouksesta ja jätehuollosta on omat sopimuksensa.

Huoltosopimuksen sisällön tulee perustua taloyhtiön todelliseen tarpeeseen, ja se tulee suunnitella aina tapauskohtaisesti. Tehtävät on mitoitettava siten, että rakennuksessa olevat yhteiset tilat sekä ulkoalueet pysyvät turvallisina ja esteettöminä ympäri vuoden. Rakennuksen tekniikan tulee pysyä sellaisessa kunnossa, että sen avulla voidaan luoda hyvät sisäolosuhteet vuoden jokaisena päivänä.

Huoltosopimuksessa määritellään myös rakennuksen energiatehokkuuteen vaikuttavien asioiden tarkkailusta.

Tarkka tarjouspyyntö

Jo tarjouspyyntöä laadittaessa on mietittävä, mitkä toimenpiteet kuuluvat kiinteään veloitukseen ja mistä taas voidaan maksaa erikseen. Tarjouspyynnön epätäsmällisyydet ja puutteet aiheuttavat tarjouksen tekovaiheessa virheitä ja tulkintoja, jotka pahimmillaan seuraavat myös huoltosopimukseen.

Jos tarjouspyynnössä ei mainita jotain tehtävää, se jää sopimuksen ulkopuolelle. Ylimitoitus taas aiheuttaa ylimääräistä kulua. Tarjouspyyntöä laadittaessa on myös mietittävä millä kriteereillä tarjouksia arvioidaan. Hinta on toki yksi valintakriteeri, mutta laadulliset tekijät ovat pitkällä tähtäimellä kestävämpiä perusteita.

Tarjousten vertailtavuutta voidaan helpottaa käyttämällä valmiita tarjouspyyntölomakkeita ja tehtäväluetteloita.

Sopimuksen valvonta

Tehdyn sopimuksen mukaisten palvelujen toteutumista tulee valvoa. Tilaajan velvollisuutena on valvoa ja palveluntuottajan tehtävänä on tarkkailla laatua.

Yhteisesti sovittujen kiinteistönhoidon laatumittarien avulla voidaan tehdyn työn laatua arvioida. Mittareista ja niiden sisällöstä on hyvä kertoa myös talon asukkaille, näin vältytään turhilta reklamaatioilta. Tilaajan ja palveluntuottajan on hyvä pitää vuosittain ainakin yksi kehityskeskustelu, jonka avulla toimintaa kehitetään.

Huoltosopimuksen muistilista

Huoltosopimuksessa on aina huomioitava kunkin taloyhtiön erityispiirteet.

Sopimuksessa määritellään muun muassa:

1. Tilaajan tavoitteet ja sopimuksen osapuolten yhteistyö

2. Sopimuksen sisältö ja laajuus
- Järjestysasiat

  • Ulko-ovien avaaminen ja sulkeminen

- Rakennusten ja teknisten järjestelmien hoito ja kunnossapito

  • Lamppujen, tiivisteiden, suodattimien vaihdot
  • Koneiden, laitteiden, saranoiden ja lukkojen rasvaus

- Lämmitys

  • Lämmönjakohuoneen laitteiden valvonta
  • Lämpökeskuksen kattiloiden puhtaanapito
  • Lämmityksen tarkkailu ja menoveden lämpötilan säätö
  • Polttoaineiden tilaaminen

- Siivous

  • Eri tilojen ja pintojen siivouksen tiheys ja laatu

- Ulkoalueiden hoito ja puhtaanapito

  • Pihojen ja pihoille johtavien teiden, toimeksiantajan hoitoon kuuluvien katuosuuksien ja paikoitusalueiden puhtaanapito, lumenauraus ja hiekoitus

- Viheralueet

  • Taloyhtiölle kuuluvien istutusten kitkeminen ja nurmikoiden puhtaanapito, leikkaus ja kastelu

- Muut tehtävät

  • Liputuksen hoitaminen virallisina ja yleisinä liputuspäivinä

3. Sopimusaika

  • Sopimuksen alku- ja loppuajankohta

4. Sopimustehtävien hoitaminen

  • Toimitusaika ja mahdollinen hoidon ja huollon päivystysvelvoite
  • Työvälineiden, aineiden ja tarvikkeiden hankinta ja maksaja

5. Palveluntuottajan resurssit

  • Palveluntuottajan organisaatio ja henkilöt
  • Alihankkijat
  • Koneet ja kalusto

6. Tilaajan organisaatio

7. Vakuutukset

  • Tilaajan ja palveluntuottajan vakuutukset ja omavastuun enimmäisrajat

8. Sopimushinnat ja maksaminen

  • Sopimushinnan maksaminen
  • Erillisveloitettavat työt
  • Hinnantarkistusmenettely
  • Suoritushäiriöiden ja laatupoikkeamien vaikutus

9. Sopimuksenaikainen toiminta

  • Kehittäminen
  • Laatu ja sen arviointi
  • Ympäristöasioiden huomioon ottaminen
  • Valvonta
  • Käyttäjätyytyväisyyskysely
  • Tiedonhallinta ja raportointi
  • Olosuhteiden muutokset ja uudelleenneuvottelut
  • Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys

10. Erimielisyyksien sopiminen

Lähteet: KH X4-00456 Asuinkiinteistön kiinteistönhoitopalveluiden hankinta, sopimusohjelman laatiminen. Toukokuu 2010.

Rakennustieto Oy / Sopimuslomake Net 2010 Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry ja Rakennustietosäätiö RTS 2010.

Julkaistu 30.6.2016 klo 10.15, päivitetty 1.11.2018 klo 11.05